MẤT HỘ CHIẾU, GPLĐ, THẺ TẠM TRÚ KHI ĐANG CÒN HẠN: NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM PHẢI LÀM GÌ ?

Trước hết, bạn cần hiểu về mối liên quan giữa hộ chiếu, giấy phép lao động và thẻ tạm trú. Hộ chiếu là tài liệu gốc và là căn cứ pháp lý tiên quyết để thực hiện mọi thủ tục tiếp theo. Số hộ chiếu sẽ được ghi nhận trực tiếp trên GPLĐ; đồng thời, GPLĐ lại là điều kiện bắt buộc để được cấp Thẻ tạm trú. Do đó, sự thay đổi hoặc thất lạc của một loại giấy tờ sẽ dẫn đến các hệ quả liên đới sau:

• Thay đổi thông tin Hộ chiếu: Bắt buộc phải thực hiện lại thủ tục cấp lại cho cả GPLĐ và Thẻ tạm trú.
• Thay đổi thông tin GPLĐ (nhưng giữ nguyên Hộ chiếu): Chỉ cần thực hiện thủ tục cấp lại Thẻ tạm trú để cập nhật thông tin đồng bộ.
• Mất Thẻ tạm trú (nhưng Hộ chiếu và GPLĐ giữ nguyên): Bạn chỉ cần thực hiện duy nhất thủ tục xin cấp lại Thẻ tạm trú mới.

Để giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình làm việc không bị gián đoạn, người lao động cùng đơn vị sử dụng lao động có thể triển khai phương án xử lý như sau: 

1. Đối với trường hợp mất hộ chiếu

Bước 1: Trình báo mất giấy tờ: Người nước ngoài cần liên hệ ngay Công an cấp xã/phường nơi cư trú để trình báo và xin văn bản xác nhận việc mất hộ chiếu (có đóng dấu xác nhận). Trong trường hợp mất cả Thẻ tạm trú (TRC), nội dung này cần được ghi nhận đồng thời trong biên bản trình báo.

Bước 2: Làm việc với Cơ quan Ngoại giao: Sau đó, người lao động đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước sở tại tại Việt Nam để xin cấp hộ chiếu mới và yêu cầu cấp Công hàm xác nhận về việc mất hộ chiếu (hình ảnh minh họa kèm theo). Đây là tài liệu bắt buộc để thực hiện các thủ tục phục hồi visa và cư trú sau này.

Bước 3: Cấp lại Giấy phép lao động (GPLĐ): Ngay sau khi có hộ chiếu mới, người lao động phải thực hiện thủ tục cấp lại GPLĐ do thay đổi thông tin định danh cá nhân.

Bước 4: Cập nhật Visa/Thẻ tạm trú: Cuối cùng, căn cứ vào hộ chiếu và GPLĐ mới, người nước ngoài tiến hành xin cấp lại Visa hoặc Thẻ tạm trú theo thông tin mới. Thời hạn tối đa của Thẻ tạm trú sẽ được cấp tương ứng theo thời hạn của GPLĐ vừa được phục hồi

2. Đối với trường hợp mất giấy phép lao động

Bước 1: Người sử dụng lao động xác nhận người lao động bị mất: Ngay khi phát hiện mất GPLĐ, người nước ngoài cần báo cho phía người sử dụng lao động và xin cấp xác nhận mất GPLD (Có chữ ký, đóng dấu, xác nhận của người đại diện pháp luật công ty).

Bước 2: Thực hiện thủ tục cấp lại: Căn cứ vào xác nhận của cơ quan người sử dụng lao động, người lao động phối hợp với đơn vị để nộp hồ sơ xin cấp lại GPLĐ.

• Về thời hạn: Thời hạn của GPLĐ được cấp lại sẽ trùng với thời hạn còn lại của GPLĐ đã bị mất.
• Về thông tin hộ chiếu: Trường hợp người lao động đồng thời thay đổi hộ chiếu mới, thông tin hộ chiếu mới sẽ được cập nhật vào hồ sơ cấp lại; nếu không có thay đổi, thông tin sẽ được giữ nguyên theo bản gốc.

3. Đối với trường hợp mất Thẻ tạm trú

Bước 1: Trình báo mất tại địa phương: Người nước ngoài cần trực tiếp đến Công an cấp xã/phường nơi đăng ký tạm trú để trình báo về việc mất Thẻ tạm trú và xin văn bản xác nhận (có đóng dấu mộc). Đây là tài liệu quan trọng minh chứng cho lý do mất giấy tờ khi nộp hồ sơ lên cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại: Căn cứ vào biên bản xác nhận của Công an, người lao động phối hợp với doanh nghiệp bảo lãnh để chuẩn bị và nộp hồ sơ xin cấp lại Thẻ tạm trú mới tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Trong trường hợp thời hạn còn lại của Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú khá ngắn, sắp tới thời điểm cần gia hạn (dưới 02 tháng), việc thực hiện thủ tục cấp lại, gia hạn luôn có thể gây áp lực lớn về mặt thời gian. Khi đó, giải pháp tối ưu là người lao động nên cân nhắc xuất cảnh và nhập cảnh trở lại bằng E-visa hoặc Công văn nhập cảnh sau khi đã khôi phục Hộ chiếu mới, giấy phép lao động và thẻ tạm trú. Phương án này giúp cả người lao động và doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp mới (GPLĐ và Thẻ tạm trú) một cách đầy đủ, chính xác, tránh được những rủi ro sai sót do phải xử lý hồ sơ trong tình trạng khẩn cấp.